De ledenlijst in de Scipio App is enkel toegankelijk voor actieve leden van uw gemeente. De ledengegevens zullen in geen enkel geval toegankelijk zijn voor gasten of voor derde partijen. Alleen leden van uw eigen gemeente kunnen de Scipio App gebruiken en de gegevens van andere gemeenteleden bekijken.

Alle actieve leden van uw gemeente kunnen de Scipio App downloaden met het e-mailadres dat geregistreerd staat op de persoonskaart in de ledenadministratie. Met dit e-mailadres kan op ieder moment een gebruikersaccount in de Scipio App aangemaakt worden en direct al toegang gekregen worden tot uw gemeente. Laagdrempelig en eenvoudig in gebruik!

Een lid kan zelfstandig in de app aangeven of hij/zij zijn gegevens zichtbaar wil laten zijn in de app. Daarnaast kan het kerkelijk bureau er voor kiezen dat een persoon of gezin niet in de app voorkomt. Dit kan in de ledenadministratie van Scipio Online worden geblokkeerd.

Goed om te weten: De ledenlijst staat natuurlijk standaard aan in de Scipio App. De app beheerder is verantwoordelijk voor het wel of niet zichtbaar maken van de ledenlijst en de daarbij gekozen privacy-instellingen.

Vanuit Scipio Online kan ingesteld worden dat een lid helemaal niet meer meekomt in de koppeling naar de Scipio App. Wanneer dit is ingesteld, zal het lid in de eerstvolgende synchronisatie niet meer meekomen naar de ledenlijst in het beheer van de app en niet meer zichtbaar zijn in de app.
Het lid kan vanaf dat moment niet meer inloggen in de Scipio App.

Meer informatie over het volledig blokkeren van leden kunt u vinden via:
https://www.hagru.nl/helpdesk/artikel/externe-koppelingen-instellen/

De Scipio App wordt aan ledengegevens Scipio Online gekoppeld.
Daarbij komen alleen de volgende personen door:

– Actieve personen
– Personen die niet geblokkeerd zijn voor de Scipio App

Personen die bijvoorbeeld vertrokken of overleden worden niet gekoppeld in de Scipio App.

Heeft u net een persoon gemuteerd of toegevoegd in Scipio Online? Heb dan even geduld.
Er wordt periodiek en 1x per nacht een synchronisatie uitgevoerd. Dit gaat automatisch.

In overleg met Hagru kan dit voor de gehele ledenlijst worden ingesteld op basis van een geboortejaar.

Bijvoorbeeld:
Alle leden geboren voor 1945 worden getoond met voorletter. Alle leden geboren na 1945 worden getoond met voornaam.

Uw verzoek hiervoor kunt u indienen via helpdesk@hagru.nl.

Gaat u hiervoor in het App beheer naar de ledenlijst en klik op Instellen. Met behulp van het veld Leden sorteren op kunt u de sorteervolgorde aanpassen.
Zet u deze instelling op Voornaam, dan wordt in de ledenlijst de voornaam eerst getoond.

De regels voor het weergeven van de voornaam in de ledenlijst van de Scipio App zijn als volgt:
1) Is er in Scipio Online een roepnaam ingegeven, dan wordt deze naam als voornaam getoond in de ledenlijst
2) Is er in Scipio Online geen roepnaam ingegeven, dan wordt de eerste naam uit het veld voornamen getoond in de ledenlijst
3) Zijn er in Scipio Online geen roepnaam en geen voornamen ingegeven, dan wordt het veld voornaam in de app leeg gelaten

Hiervoor kunt u in het App beheer gaan naar het scherm ‘Leden’.

Met behulp van de keuzelijst die bovenaan de ledenlijst getoond wordt, kan er een selectie gemaakt worden op:
– Alle leden
– Wacht op uitnodiging (alle leden die nog niet zijn uitgenodigd)
– Uitgenodigd (alle leden die zijn uitgenodigd, maar die nog niet geregistreerd zijn als Scipio App gebruiker)
– Actief (Alle leden die zich in de Scipio App hebben geregistreerd)
– App beheerder
– E-mailadres ontbreekt

Vanuit het App beheer kan er, met behulp van de keuzelijst die bovenaan de ledenlijst wordt getoond, een selectie worden gemaakt van alle leden die reeds zijn uitgenodigd. Door te klikken op de knop Uitnodigen kunt u deze groep leden nogmaals de standaard uitnodiging per e-mail verzenden.

Wilt u deze groep leden een meer persoonlijke uitnodiging of herinnering sturen, dan kunt u hiervoor gebruik maken van de e-mailfunctionaliteiten in Scipio Online.

Dit werkt als volgt:
– Open de ledenlijst
– Maak een selectie van leden die zijn uitgenodigd (deze leden hebben hun account nog niet geactiveerd)
– Klik op de knop ‘Kopieer externe registratienummers’
– De registratienummers van de leden worden gekopieerd naar het klembord
– Deze registratienummers kunt u tijdelijk opslaan door ze te plakken in bijvoorbeeld Windows Kladblok , of Microsoft Word

Vervolgens vanuit Scipio Online:
– Open het selectiescherm
– Selecteer het selectiecriterium ‘Diversen – Regnr.’
– Plak de eerder opgeslagen registratienummers in het veld onder de tekst “Of geef een aantal waarden in:”
– Voer de selectie uit (controleer of er geen filters aanstaan)

Maakt u gebruik van de Scipio Online e-mailmodule, dan kunt u vanuit het selectiescherm een gepersonaliseerde e-mail versturen naar de leden in het resultaat.

Meer informatie over de e-mailmodule in Scipio Online kunt u vinden via onze online helpdesk:
https://www.hagru.nl/helpdesk/artikel/e-mailberichten-versturen/

Uitsluitend leden met een actieve status in Scipio Online en een ingevuld e-mailadres op de Persoonskaart worden gesynchroniseerd met de app. Heeft het lid een andere status, bijv. meegeregistreerd, dan zal dit lid niet voorkomen in de app.

Belangrijk: deze status staat los van het veld “Kerkelijke Staat” op de Persoonskaart.