Scipio App viert mijlpaal bij Protestantse Gemeente Hellendoorn

Steeds meer kerken kiezen voor de Scipio App, we sluiten dan ook regelmatig een nieuwe gemeente aan. De 750e vonden we toch wel even een spotlight waard. De Protestantse Gemeente Hellendoorn ging er met deze eer vandoor. Zodoende bezochten we het enthousiaste team dat betrokken is bij de introductie van de app binnen de gemeente. Hoe werkt dat nou precies, zo’n kerkapp? Hoe zorg je voor betrokken leden? Onder het genot van een goed stuk (Gronings) gebak spraken we met Gert de Ruiter, Gerard Schildwacht en Gerdien Lohuis. “Dat je snel kan zien wie er jarig zijn, dat is gewoon heel leuk.”

Bij aankomst in Hellendoorn bleek de taart, voorzien van gemeentenaam en Scipio App-logo, de reis vanuit Groningen ongeschonden te hebben doorstaan. Gelukkig maar, want deze moest ook even op de foto. Na een korte fotoshoot namen we plaats in vergadercentrum De Leerkamer.

Jullie zijn de 750e gemeente die voor de Scipio App heeft gekozen. Hoe is deze keuze precies tot stand gekomen?
Gert: “Dat was een intensief proces, we hebben meerdere opties met elkaar vergeleken. Centrale vraag hierbij was: wat past het beste bij onze gemeente?” Gerard: “De koppeling met LRP (via Scipio Online) vonden we een belangrijk pluspunt, net als de mogelijkheid om digitaal toezeggingen door te kunnen geven. Sommige apps waren best aantrekkelijk om te zien, maar sloten totaal niet aan bij onze wensen, of waren simpelweg te duur. Denk bijvoorbeeld aan hoge transactiekosten bij het doen van een gift. De Scipio App kwam financieel gezien goed uit de bus.”
De afweging om een kerkapp in te zetten binnen de gemeente werd niet in een dag gemaakt. Gerdien: “We waren op de achtergrond al zeker drie jaar bezig om een weloverwogen keuze te maken. De laatste fase was best stressvol, uiteindelijk hebben we in november 2023 de knoop doorgehakt. Samen met de communicatiewerkgroep hebben we toen een voorstel ingediend bij de kerkrentmeesters.”

“De verjaardagenmodule versterkt de onderlinge betrokkenheid”

Waar zetten jullie de Scipio App met name voor in?
Gerard: “We gebruiken de app onder meer als smoelenboek, dat is leuk voor de herkenbaarheid. Natuurlijk is het dan wel van belang dat leden een foto hebben. Ook houden we de verjaardagen bij via de verjaardagenmodule. Voor komend winterseizoen willen we de diverse evenementen binnen onze gemeente gaan aankondigen via de agenda.”
Gert: “De nieuwsbrief van de Schaapskooi (Nijverdal) plaatsen we in de app, via een pushbericht krijgen leden hier een melding van. We gebruiken het kortom ook voor een stukje communicatie. Het idee is om na Pasen met groepen aan de slag te gaan.”

Extra koffieronde
Vertel eens iets over jullie verschillende rollen. Hoe zien de werkzaamheden eruit? Wat is er zo leuk aan de rol? Hoe stemmen jullie de taken onderling af?
Gerard: “Als financieel beheerder ben ik vooral bezig met de collecte. Daarnaast help en ondersteun ik leden wanneer zij problemen ervaren met betrekking tot de app. Het gaat dan bijvoorbeeld om iemand die niet kan inloggen, of een bepaalde vraag heeft. Met groepen en agenda’s bemoei ik me niet.”
Gert lacht: “Dat is inderdaad meer mijn taak.”
Het blijkt dat ze een originele manier hebben gevonden om leden bij de app te betrekken. Gerard: “Bij de Schaapskooi hebben we onlangs een extra koffieronde georganiseerd. Dit was in feite een speciale gelegenheid om leden te informeren over de app. Zo konden we laagdrempelig uitleg geven, gewoon face-to-face.”
Het verdelen van de taken wijst min of meer zichzelf.
Gert: “We zijn bewust zorgvuldig als het gaat om het uitrollen van de app. We doen het beheer in eerste instantie met een bescheiden team. Niet meteen honderd man erop. We willen proberen ons de app zoveel mogelijk eigen te maken zodat we het hele pakket kennen.”

“Maak de app ook voor gasten aantrekkelijk”

Als jullie één module van de Scipio App in de spotlight zouden mogen zetten, welke zou dit dan zijn? En waarom juist deze module?
Gerard reageert snel: “De verjaardagenmodule. Dat is gewoon een mooie module die ook de onderlinge betrokkenheid versterkt. Leden sturen elkaar ook wel eens een felicitatie omdat ze in de app gezien hebben dat iemand jarig is. Daarnaast: als iemand tachtig wordt dan is dat leuk om te weten.”
Gert vult aan: “We vinden de agenda- en nieuwsmodule ook erg belangrijk, omdat ze als communicatiemiddel inzetbaar zijn.”

Wat is volgens jullie de belangrijkste meerwaarde van de Scipio App?
Gert: “Dan kom ik toch weer uit bij het stukje communicatie, zoals bijvoorbeeld het af kunnen schermen van informatie via groepen, en het plaatsen van nieuwsberichten.”

Wat voor tips heeft u voor andere gemeenten die de Scipio App gebruiken?
Er valt een korte stilte. Gert: “Zorg ervoor dat de app niet alleen voor leden aantrekkelijk is, maar ook voor gasten. Dit is een punt dat veel gemeenten nog kunnen verbeteren. Gasten hebben nu soms nauwelijks inzage in modules of krijgen een standaard menu te zien met beperkte mogelijkheden. Dat is gewoon zonde. Wij zetten er echt op in om de Scipio App voor iedereen zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren.”